Drupal et Scrum depuis les tranchées - La rétrospective de l'itération

Les méthodes agiles étant basées sur un principe d'itérations, chaque cycle se termine dans Scrum par une rétrospective.

Le rituel de la rétrospective est un moment privilégié où tous les acteurs de l'équipe vont se retrouver pour faire le bilan de l'itération qui s'achève, pour y identifier les choses qui ont fonctionné, celles qui n'ont pas marché et identifier des actions à prendre pour s'améliorer. C'est le principe d'amélioration continue.
Ce rituel dure environ 2 heures, je vous conseille de le faire en fin de semaine juste après la démo pour clore l'itération et enchaîner le lundi d'après sur le suivant. Une rétrospective se prépare, elle suit un format bien précis qui enchaîne ce que l'on pourrait appeler des mini-jeux ou ateliers qui permet de mettre les participant(e)s en condition. Voyons les grandes étapes qui animent une rétrospective.

Le contenu d'une rétrospective

Ouvrir la rétrospective.

C'est le temps de mise en condition, vous faites brièvement parler chacun(e) pour qu'il/elle se sente en confiance pour s'exprimer librement par la suite.

Exemple : chacun décrit l'humeur dans laquelle il pense que son voisin est. Le voisin confirme ou infirme en deux mots avant de passer au suivant.

Collecter les données.

On va tenter de retracer tout ce qu'il s'est passé pendant le projet en demandant à tout le monde de lister des événements très précis qu'ils considèrent comme ayant fonctionné ou n'ayant pas marché au cours de l'itération. Chacun ayant sa propre perception, il arrivera que certains mêmes points soient perçus positivement ou négativement selon les individus. On se contente de décrire les faits, pas de trouver de solutions et on ne pointe jamais une personne du doigt, on décrit des problèmes. (S'il y a un problème entre 2 personnes dans le groupe, vous devriez le régler hors de l'équipe). Lorsque les thèmes sont affichés, n'hésitez pas à inviter chacun(e) à les lire et à les faire expliciter si les intitulés ne sont pas clairs.

Après avoir listé toutes ces données, il va falloir regrouper les thèmes similaires et faire un choix sur les sujets à aborder. Il ne faut pas tout traiter faute de devoir y passer la journée ! Vous pouvez utiliser le vote par points pour retenir les sujets à explorer. Essayez d'en avoir 3 ou 4 maximum.

Exemple : Chacun a 4 post-its sur lesquels il doit écrire 2 choses qui ont bien fonctionné et 2 qui lui ont posé des problèmes.

Générer les idées.

Maintenant que les sujets à explorer ont été identifiés il est temps de générer les idées. L'objectif est de trouver des actions qui pourront être mises en place pour améliorer la vie de l'équipe et sa vélocité (la stabiliser fonctionne aussi). Je vous rappelle qu'une action doit être mesurable, quantifiable, délimitée dans le temps (voir ce qu'est une action SMART). Un format possible est le binômage par sujet pendant 5 minutes. Chaque personne s'attribue un sujet et en tournant à chaque fois pour que tout le monde ait parlé avec tout le monde vous abordez le sujet en cherchant des pistes d'actions. Pensez à vous laisser du temps pour prendre des notes, cela passe très vite !

Décider des actions.

Des actions ont été trouvées pour tous les thèmes, faites maintenant un débrief et faites un choix sur les actions à retenir. Limitez-vous dans le nombre d'actions que vous allez choisir d'entreprendre. Si elles sont triviales, prenez en plus, si elles sont complexes ou longues, limitez les ou essayez de les découper. L'important étant qu'à la prochaine rétrospective vous puissiez dresser le bilan des actions que vous aurez entrepris et que ces actions auront portées leur fruits. Si ça n'est pas le cas il faudra vous demander pourquoi. Les actions sont à mener par le Scrum master lorsqu'il s'agit d'événements extérieurs à l'équipe (besoin de matériel, demander à réduire les sollicitations pour de la maintenance, etc) et elles sont à mener par l'équipe lorsque cela la concerne directement.

Clore la rétrospective.

Dernière étape pour fermer le chapitre de la rétrospective, faire une petite séquence de clôture où chacun peut indiquer s'il a trouvé le moment qu'il vient de passer utile ou pas. Si c'est le cas tant mieux, si ça n'est pas le cas, il faudra creuser pourquoi. Est ce que les gens s'expriment librement ? Est ce que les actions sont menées d'une fois sur l'autre ? Est ce que les débats ne durent pas trop longtemps ?

Les clés d'une bonne rétrospective

L'objectif d'une rétrospective est de faire avancer l'équipe dans le bon sens, il est important de rappeler régulièrement ce qui fonctionne pour ne pas penser que tout est noir. Il arrivera que des sujets compliqués soient abordés, c'est le but de l'exercice. Pour que cela puisse se produire, il ne faut pas succomber à la tentation de blâmer des individus. Il faut voir les problèmes d'un point de vue global et chercher à les résoudre en tant qu'équipe. Si les équipiers ne peuvent plus s'exprimer librement il y a un grave problème à résoudre.

La rétrospective ayant lieu à chaque fin de sprint, l'exercice peut vite devenir répétitif. Pour que cela reste efficace et dynamique, vous pouvez varier les exercices de chaque étape. Cela permettra à l'équipe de ne pas se lasser. Attention à ne pas changer à chaque fois pour que les gens puissent avoir des repères ! La bonne nouvelle est qu'il existe un site vous proposant des activités de rétrospectives pour que vous ne soyez jamais à court d'imagination. Changer de format donnera la possibilité à certains de formaliser plus facilement leurs pensées selon les exercices. Le travail d'introspection n'est pas toujours simple à faire.

N'oubliez pas d'annoncer en début de rétrospective le format que vous allez mettre en place et le rappel des règles notamment liées au temps. Tenez la montre et annoncez combien de temps il reste à l'équipe de façon régulière pour ne pas être pris au dépourvus.

À vous de jouer pour organiser vos rétrospectives, n'oubliez pas que comme tous les rituels c'est un moment d'équipe, vous pouvez enchaîner sur un apéro ou un déjeuner avec toute l'équipe pour fêter la fin du cycle. S'il reste du temps dans la dernière journée laissez vos équipes papillonner, elles peuvent se faire des démos de technos, tester des choses. Gardez si possible ce moment de "récréation", vous n'êtes pas à l'abri que de bonnes choses en découlent !